Outlook的聯絡人功能，本身就是一個非常強大的資料庫，但是一般的使用者通常並不會特別去注意及學習這項功能。接下來我們就來一一介紹【聯絡人】的使用方式。
請在Outlook捷徑中點一下聯絡人，即可以進入聯絡人視窗。您可以依照偏好選擇聯絡人的視窗樣式，請執行【檢視】/【目前檢視】功能，就可以在子功能表中選擇檢視模式，一般預設的樣式為【地址卡】，也就是我們右邊圖樣的顯示方式。
在聯絡人視窗中按一下【新增】，即可以開始新增一筆聯絡人。完整的聯絡人資料包含了五個標籤頁，分別為【一般】【詳細資料】【活動】【認證】【所有欄位】。

如果您五個欄位都點選進去看看，您會發現真是有夠複雜。可能戶政事務所的資料也不過如此。坦白的說，大概很少人會如此努力的去建立如此複雜的資料庫吧。當您第一次打開聯絡人視窗，面對如此複雜的欄位，可能不知要從那兒下手，右圖中我們標示了三個較常用的資料欄位(姓名、電話、電子郵件)您可以在輸入資料時，先從這三個欄位開始下手，至於其他的欄位有時間再說吧。

在新增聯絡人對話方塊中，【歸檔為】欄位就是姓氏與名字兩個欄位的合併，所以您可以直接在【歸檔為】欄位中輸入聯絡人的完整名稱會比較方便，這樣就不必打太多字了。
在【電話資料】欄位中，您可以看到四個電話號碼欄位，但並非Outlook中只提供四種型態的電話號碼欄位，請點取電話欄位中的箭頭符號，接著就會在選取功能表中出現所有可紀錄的電話欄位。

而在【地址】欄位中，當您按下商務旁的倒三角圖示，即可以切換該聯絡人的地址類別(商務地址或是住家地址)不過有一點比較不方便的就是Outlook的地址設計是依照美國地區的設計，將地址欄位中均分國家、州、市、郵遞區號等，因此當您將地址拆開，填入不同欄位中時，Outlook會自動將地址整合起來。

在您輸入完基本的聯絡人資料後，請按下上方的【儲存後關閉】紐，即可完成建立聯絡人的動作。
假設在您的聯絡人資料庫中已經有一筆相同的聯絡人資料，在儲存資料時，Outlook會出現提示訊息，詢問您要如何處理這兩筆相同名字的聯絡人。
這種情況除了會發生在新增聯絡人時，也會發生在加入外部聯絡人的時候。當重複建立的聯絡人出現時，Outlook偵測到現有的資料庫中，已經存在這相同的聯絡人時，會出現如右圖的警告訊息視窗。
如果您選擇的是【仍然加入這個聯絡人】Outlook會

建立一個相同名字的聯絡人，如果您確定此筆資料是同一個人，您可以選擇【更新您的現存聯絡人，使用這些資訊】，將兩筆資料合併。而當您選擇資料合併時，如果兩筆聯絡人相同欄位上有不同資料時，新建立的資料將會取代舊的資料。

動畫示範